【英語メール】リマインドを伝える!失礼にならない書き方と注意点

英語でビジネスをしていると、リマインドのメールを送る機会も少なくないかと思います。
リマインドメールを送る際は、いくつかの注意点やある程度決まった書き方のルールがあります。

ビジネスマナーに沿った使い方をマスターすることで、相手に好印象を与えることができますので

  • 「英語でリマインドしたいけど催促してるみたいで失礼にならないだろうか」
  • 「リマインドメールを送る際のテンプレを知りたい」

などと考えてる方には必見の記事となっております。
今回は英語メールでリマインドを送る際の、注意点と書き方を紹介します。

エイゴスキー
エイゴスキー
これを機にリマインドメールをマスターしよう!

まず英語メールのリマインドとは

リマインド(remind)は英語で、「思い出させる」の意味です。
リマインドメールはビジネスの相手に連絡を催促したり、アポイントを忘れないように思い出させたりするために使います

多忙なビジネスマンは、時にメールの返信やアポイントが抜けてしまうことがゼロではありません。
仕事をスムーズに、そして確実に進めていくためにもリマインドメールは役に立ちます。

エイゴスキー
エイゴスキー
優秀なビジネスマンほどリマインドメールをちゃんとするイメージだよね!

英語メールでリマインドを伝える際の注意点

英語メールでリマインドを伝える際、いくつかの注意点があります。
主なもの3つを見ていきましょう。
詳しい書き方は下記で解説します。

温かみのある表現を意識する

1つ目は温かみのある表現を使うことです。
リマインドメールは相手に返信の催促や、忘れているかもしれないアポイントを思い出させる目的で使われます。
そのため人によっては気分を損ねてしまう可能性もあるのです。

エイゴスキー
エイゴスキー
分かってるよ!この人すごく催促してくるなぁ

と思われかねません。

英語はストレートな表現が好まれるのが通常ですが、リマインドメールに限っては一歩下がった温かみのある表現を意識しましょう。

前回のメール内容を再度伝える

2つ目の注意点が、前回のメール内容を再度伝えることです。
例えば「12月5日に送ったメールの件についてです」とだけ伝えると、相手は12月5日のメールを探して再度チェックをしなければいけません。
相手に手間をかけさせてしまいます。

リマインドの内容を伝えると共に、前回送ったメール内容をそのまま載せると相手の手間を省けます

リマインドメールを送るタイミング

最後の注意点が、リマインドメールを送るタイミングについてです。
多くのビジネスマンは24時間以内の返信が望ましいと考えているため、メールを受信した翌営業日中には返信をすることが少なくありません。

ただし海外とやり取りをしている場合は、時差に注意が必要です。
例えば日本とイギリスは9時間、アメリカのニューヨークは14時間もの時差があります。

あなたが送ったメールが相手の住んでいる地域で何時に受信されたかを考えて、リマインドメールを送るようにしましょう

リマインドを伝える英語メールの書き方

では、英語メールでリマインドを伝える具体的な書き方を紹介します。

件名

件名にはReminderと書き、後ろに前回送ったメールのタイトルを付けましょう。

【例】Reminder:Birthday Party on Saturday
(土曜日の誕生日パーティーについて)

その他にも

  • Final Quick Reminder(最終確認)
  • Quick Reminder(ちょっと確認)

なども良く使われます。

本文の書き方

続いては本文の書き方についてです。

相手の名前

英語メールを送る際の基本ですが、相手の名前にはDearを付けましょう。

【例】Dear Mike Sultan,
(マイク スルタン様)
エイゴスキー
エイゴスキー
名前の後に“,(コンマ)”を付け忘れないようにね~

返信の催促

前述した通り、温かみのある表現を用いるのがポイントです。

This is just a friendly reminder that ~
(~について念のためにお知らせいたします)
I am sure you recall that ~
(~についてご存知かと思いますが)

それぞれthat以下に、リマインドさせたい内容を付け加えます。

より丁寧な言い方だと

I would appreciate it if you could respond to my email below.
(以下のメールにご返信頂けると有難いです)

最後に英語メールの基本となる結びの言葉を入れれば終わりです。
結びの言葉がよく分からないという方は以下の記事を参考にして頂ければ幸いです。

英語メールで使える上手な結びの表現を紹介【ビジネス向け】

前回送ったメール

上記ですでに解説した通り相手の手間を省くために最後に前回送ったメールをそのまま添付すればOKです。

実際のリマインドメールのイメージ

 

—————-
[件名] Reminder:The Meeting on Monday
—————-
[本文] Dear Hanako Tanaka,

This is just a friendly reminder that we are having a meeting about our company’s update next Monday. I would appreciate it if you could respond whether you will be able to attend the meeting,

Thank you,

Eigosuki

 

[前回のメール]

 

【英語メール】リマインドを伝える!失礼にならない書き方と注意点まとめ

リマインドメールは相手に返信を催促したり、アポイントを思い出させたりできる便利なものです。
ビジネスの場で使用する際は温かみのある表現を使ったり、前回のメールを添付したりと工夫をしましょう。

少し配慮するだけで相手に好印象を与えることができます。
今回紹介したリマインドメールの注意点や書き方を参考にして、スムーズにビジネス進めてくださいね。

エイゴスキー無料LINEマガジンを購読して英語をペラペラに!

海外に友達を作りたい!

海外旅行でオドオドしないで喋りたい!

英語を覚えて世界を広げたい!

エイゴスキー
エイゴスキー
エイゴを喋りたい人はまず登録してみて!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です