【ビジネス英語】初対面の人に英語でメールする際の4つのポイント

日本人の間でも特にビジネスの世界では、初対面の人に対して「はじめまして」のあいさつは重要な要素です。
内容次第で相手に良い印象、反対に悪い印象を与えしまう可能性があります。

「英語で失礼のない挨拶メールの送り方を知りたい」
「ビジネス英語で役立つメールの知識を身につけたい」

などと考えている方向けに今回は初対面の人に英語でメールする際のルールやポイント、そして今すぐ使える例文を併せて紹介します
英語でメールを送る際、一定のルールやポイントがあることを知っていましたか?

エイゴスキー
エイゴスキー
ルールを守ってメールを送るだけで、あなたの印象は各段にアップ!

英語メールの件名、単語の頭文字は大文字にする

件名の各単語の頭文字は大文字にするのが通常です。
ただし、前置詞と接続詞、冠詞は小文字のままにするので注意してください。

Inquiry about the Price(価格についての問い合わせ)
Thank You for Your Cooperation(ご協力、ありがとうございました)

また、文は何についてのメールなのかが一目で分かるように簡潔にまとめる必要があります。
挨拶のメールといっても

Hello
How are you?

などが件名だと迷惑メールだと思われる可能性があります

・件名を書く時に役立つ語彙プチ集

Inquiry=問い合わせ

Estimate=見積

Request=請求、要求

Deadline=締め切り

Apology=謝罪

Thank you=感謝の言葉

Congratulations=お祝いの言葉(おめでとうございます)

あて名は相手の名前だけを書く

日本では「〇〇株式会社 〇〇係 〇〇様」と会社や部署名を記入するのが一般的ですが、英語メールでは敬称と名前のみを書きます。
肩書も載せません。

Dear Mr. Mohammad,(モハンマド様)
Dear Ms. Maria,(マリア様)

名前の後ろに”,”(コンマ)をつけるのを忘れずに

相手が未婚・既婚と知っていてもMiss/Mrsと書く必要はありません。

エイゴスキー
エイゴスキー
むしろ書いて変に間違ってたら超失礼!

もし相手の名前が分からない場合には以下も使えます。

Dear Sir,(男性の場合)
Dear Madam,(女性の場合)
Dear Sir or Madam(性別が分からない場合)

部署宛であれば部署のみを書くことも出来ます。

Dear customer Service,
Dear Hiring Manager,

名前も部署も分からない場合は

To whom it may concern,

でも大丈夫です。

はじめましての後に身元を明確に書く

あて名を書き終えたら、さっそく本文を書きましょう。
まずは「はじめまして」とあいさつの言葉を入れます。

Nice to meet you.(はじめまして)
It’s my pleasure to meet you.(お会いできて光栄です)

言い方はたくさんありますが、まずは上記の2つを押さえておきましょう。

次にあなたの身元を相手に紹介します。
名前と会社名、部署名などの所属先を書いてください。
分けるのではなく一緒に書いた方がスッキリとして、相手も読みやすくなります

またMy name is と I am のどちらも使用可能ですが、My name is の方がよりフォーマルな印象です。
特に初めてやり取りをする相手の場合は、My name is の方が良いでしょう。

My name is Ken Ito and I work at 〇〇 market.(〇〇マーケットで働いている、イトウケンと申します)

身元を紹介したら、その後は要件を伝えます。

英語メールの文末には感謝の言葉を加える

時間を割いてあなたのメールを呼んでくれたことに対して、感謝の言葉を加えましょう
印象も良くなりますよ。

Thank you very much for your time.(読んでいただいて、ありがとうございました)
Please take care of yourself.(どうぞご自愛くださいませ)

そしてメールの最後に敬具として

とてもフォーマル⇩
Yours sincerely,
Kind regards,
Best wishes,
Cheers,
カジュアル(親しい相手に)⇧

相手との関係性を考慮して合うものを選んでください。

エイゴスキー
エイゴスキー
Dear∼,と一緒でコンマ忘れちゃダメだよ!

ビジネス英語でメールする時の4つのポイントまとめ

上記で紹介した項目をまとめると、

①件名
②宛名
③書き出しの挨拶
④自己紹介
⑤要件
⑥感謝の言葉
⑦敬具

となります。

英語のメールとなるとやや難しい印象ですが、実際には型さえ覚えてしまえばそうでもありません。
いくつかのルールやポイントさえ押さえればあなたへの印象が良くなり、スムーズに「はじめまして」のあいさつを終えることができるでしょう。

今回紹介した内容も参考にして、素敵な「はじめまして」のメールをしてくださいね。

エイゴスキー無料LINEマガジンを購読して英語をペラペラに!

海外に友達を作りたい!

海外旅行でオドオドしないで喋りたい!

英語を覚えて世界を広げたい!

エイゴスキー
エイゴスキー
エイゴを喋りたい人はまず登録してみて!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です